要事優先

彼得 ‧ 德魯克

「卓有成效的管理者總是把重要的事情放在前面先做，而且一次只做好一件事」

卓有成效如果有什麼秘訣的話，

那就是善於集中精力。

卓有成效的管理者總是把重要的事情放在前面先做

(First things first)，

而且一次只做好一件事

(Do one thing at a time)。

為什麼需要集中精力？這不但是管理者工作性質的需要，也是由人的特點決定的。至少有幾項因素是盡人皆知的：首先我們要做的貢獻太多，而時間有限。任何一項有關管理者貢獻的分析，都顯示出管理者的重要工作非常多。任何一項有關管理者時間的分析，都顯示出管理者的時間實在少得可憐。不管一位管理者如何善於管理其時間，總有絕大部分時間非他本人所能控制。因此，無論如何時間總是不夠。

管理者越是想做重大的貢獻，越是需要有更長的「整塊時間」。管理者越是想將繁忙紛雜轉化為成就，越是需要持續不斷的努力，越是需要較長的連續性的時間。然而，即使只想「偷得浮生半日閑」來處理真正有生產性的工作，也要具備非常大的勇氣和決心。

同樣地，一位管理者越想發揮長處，就越感到應在重大的機會上，集中一切可用的長處。這是獲得成果的唯一辦法。

進一步說，我們多數人即使在同一時間內專心致志地只做一件事，也不見得真能做好；如果想在同一時間內做兩件事，那就更不必談了。當然，人確實有處理各種事務的能力。可以說，人是一種「多功能工具」。但是，要有效地利用人類的才能，最好的辦法，莫過於集中個人所有的才能於一件要務上。

雜技演員可以雙手同時拋擲七八個球，但即使是最好的演員，恐怕也只能玩上10分鐘。時間久了，他肯定難以繼續，所有的球都得掉下來。

當然，這也不能一概而論。世上確實有人能在同一時間內交替地做兩件事，因此兩項工作有先後錯落的變化。但這只是表示他們能夠對兩件事，交替分配一段「最低的整塊時間」而已。要說一個人能同時處理三件事，恐怕就絕無僅有了。

作曲家莫札特就是這樣一位特殊人物，他能同時作曲數首，而每首都是傑作。他真是一位不世出的天才。其他第一流的作曲家，巴赫、韓德爾、海頓、威爾第等人，都只能同一時間專心於一曲。他們得在完成一曲之後，再著手另一曲，要不也要將未完成的工作暫停擱置起來，才能去寫另一首曲子。對一般的管理者而言，想像莫札特一樣，同時做好幾件事是不太可能的。

正因為管理者面對的事務太多太雜，才特別需要專心。一次只做好一件工作，恰恰就是加快工作速度的最佳方法。越能集中我們的時間、努力和資源，我們所能完成的工作也就越多。

在我認識的許多企業負責人中，有一位製藥公司的總裁，他在職期間所完成的工作恐怕誰也比不了。在他初上任時，這家公司規模極小，業務也僅限於國內。當他在職11年後退休時，該公司已成為世界性的大公司了。

這位先生最初幾年集中力量於研究工作，推動研究計畫，搜羅研究人才。該公司在研發方面一直沒有優勢，甚至追隨也感到吃力。而他雖然不是科學家，卻明確地意識到，公司絕不能再花5年時間去做別人5年前就已經在做的事了。他當機立斷，決定了自己的方向。結果不到5年，該公司就已在兩項新計畫上高居領先地位了。

接著他又將這家公司發展成為國際性的大企業。在當時，瑞士的製藥業一向執世界之牛耳。他仔細分析了全世界藥品消耗的趨勢，斷然判定健康保險和大眾醫療服務將來必是刺激藥品用量的主要因素。因此，他配合了某一國家的健康保險的發展，大踏步地打入了新的國際市場，而且沒有捲入競爭的漩渦。

他在職的最後五年，又集中力量制定了一項新策略，以配合現代醫療制度的戰略。這種制度正在很快地把醫療變成一種「公用事業」。在這種制度下，病人看病，醫生開處方，而費用則由政府、非營利性醫院及社會福利機構（例如美國的藍十字會）負擔。他這項新的策略，制定於1965年他退休前不久。這項新策略是否真能成功，現在來看還為時尚早。但是在我看來，製藥公司能著眼於戰略、價格、市場和全球性行業關係的，恐怕只此一家。

作為總裁，要在任期內做成一件這樣非比尋常的工作已非易事，而這位先生在職十多年，竟然做出了三項重大決策，同時還把公司發展成實力強大、人力雄厚的世界性企業。他之所以能取得如此成就，就是因為他能每次專心只做好一件事。

一個人如何能夠完成這麼多的大事，而且是這樣艱巨的大事，「秘訣」盡在其中：每次只集中精力幹好一件事。而結果是，他們所用的時間總比別人少得多。

有些人一事無成，而實際上他們卻做得很吃力。第一，他們低估了完成一件任務所需的時間。他們總以為萬事順利，卻總不免有出乎意料的情況發生。其實，所謂意料之外者，正應該在我們意料之中。而所謂意料之中，往往從來沒有令人愉快的意外。所以，有效的管理者對時間需求的估計寧可有餘，而不可不足。第二，一般的管理者（往往也是不大有效的管理者）總喜歡趕工 — 而趕工的結果，總不免使進度更加落後。有效的管理者不願賽跑，他們按部就班，穩定前進。第三，一般的管理者喜歡同時著手幾件要事，結果對每一件事，他們都無法獲得足夠的最低整塊時間。只要任何一件事情受阻，全部事情也都跟著受阻了。